Former une équipe à Microsoft Dynamics 365 Business Central au Maroc

Partir des tâches et objectifs de l’entreprise

Commencez par préciser ce que l’entreprise veut améliorer grâce à Business Central. Il peut s’agir de réduire les erreurs de saisie, d’harmoniser le traitement des commandes, de fiabiliser les mouvements de stock, de mieux suivre les factures ou de produire des états de gestion plus régulièrement. Évitez les objectifs vagues comme « maîtriser l’ERP » : ils ne permettent ni de choisir le contenu pertinent ni de vérifier les résultats.

Décrivez ensuite le processus concerné, du début à la fin. Par exemple, pour les achats : création ou sélection d’un fournisseur, préparation d’une commande, réception, rapprochement avec la facture et traitement des écarts. Pour les ventes : préparation d’un document, validation, expédition éventuelle, facturation et suivi du paiement. Les étapes exactes dépendent de la configuration, des droits attribués et des procédures internes.

Demandez aux responsables et aux utilisateurs où se produisent les difficultés : ressaisies, retards, corrections fréquentes, dépendance à une seule personne, erreurs de rapprochement ou manque de visibilité. Distinguez un besoin de formation d’un problème de configuration, d’accès, de données ou de procédure. Une formation seule ne corrigera pas une règle de gestion mal définie ou un droit utilisateur manquant.

• Sélectionnez quelques processus prioritaires plutôt que de vouloir couvrir toutes les fonctions de l’ERP en une seule session.
• Précisez les profils concernés : comptabilité, achats, ventes, gestion des stocks, direction ou administration de l’application.
• Définissez un résultat attendu pour chaque processus, par exemple réaliser une opération sans assistance ou repérer une anomalie avant validation.

Évaluer les compétences de l’équipe

Le diagnostic doit comparer les tâches attendues aux tâches que chaque personne sait effectivement réaliser. Pour chaque profil, indiquez le niveau d’exposition à Business Central, la fréquence d’utilisation, le degré d’autonomie et les difficultés observées. Une personne qui consulte régulièrement des informations n’a pas nécessairement besoin du même apprentissage qu’un utilisateur qui crée, valide ou corrige des transactions.

Combinez des méthodes simples : entretien court avec le responsable, autoévaluation des salariés, observation d’une tâche et exercice pratique. L’autoévaluation aide à repérer les besoins ressentis, mais elle ne suffit pas à confirmer une compétence. Une mise en situation courte permet de voir si l’utilisateur sait retrouver la bonne fonction, suivre la procédure et vérifier le résultat.

Utilisez une échelle commune, par exemple : 0 — ne connaît pas la tâche ; 1 — la réalise avec guidage ; 2 — la réalise seul dans un cas courant ; 3 — traite les exceptions et peut expliquer la procédure. Cette échelle sert au diagnostic interne ; elle ne constitue pas une certification officielle.

• Modèle de diagnostic par poste et par tâche :
• Poste / profil : personne ou groupe concerné.
• Tâche : opération à effectuer dans Business Central.
• Fréquence : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou occasionnelle.
• Niveau actuel : échelle de 0 à 3, complétée par une observation si possible.
• Difficulté constatée : erreur, lenteur, aide nécessaire ou étape incertaine.
• Niveau attendu : autonomie visée et conditions normales d’exécution.
• Priorité : impact sur les opérations, fréquence de la tâche et risque d’erreur.
• Preuve à recueillir : observation, document de contrôle ou résultat d’un exercice.

Définir des objectifs pédagogiques mesurables

Transformez chaque écart prioritaire en objectif formulé avec une action observable. Au lieu de « comprendre les achats », écrivez par exemple : « préparer une commande fournisseur conforme à la procédure interne, vérifier les informations requises et signaler une divergence avant validation ». L’objectif doit préciser la tâche, les conditions de réalisation et le critère de réussite.

Établissez une mesure de départ avant la formation. Elle peut prendre la forme d’un exercice pratique identique pour les profils comparables, d’une observation au poste ou d’un relevé interne des corrections nécessaires. Choisissez des indicateurs accessibles à l’entreprise, définissez leur période d’observation et gardez une méthode de comparaison stable.

Après la formation, répétez l’exercice ou observez une tâche équivalente dans des conditions de travail appropriées. Une amélioration du résultat à l’exercice montre un apprentissage immédiat ; elle ne prouve pas à elle seule une application durable. Prévoyez donc un suivi après le retour au poste, avec le responsable ou un référent utilisateur.

• Avant : réaliser une opération de stock avec une consigne identique pour tous les participants du même profil et noter les étapes correctement exécutées sans aide.
• Après : répéter l’opération sur un cas comparable et mesurer le nombre d’étapes conformes, les erreurs et le niveau d’assistance requis.
• Objectif possible : réaliser le scénario courant de bout en bout en respectant les contrôles internes et en identifiant l’écart prévu dans le cas d’exercice.
• Indicateurs possibles : taux de tâches achevées sans assistance, nombre de corrections, conformité aux étapes, autonomie sur les cas courants et délai d’exécution lorsque celui-ci est pertinent.
• Ne fixez pas de cible arbitraire : choisissez-la à partir du niveau de départ, des exigences de qualité et des contraintes réelles du poste.

Organiser la pratique en situation de travail

Construisez les exercices à partir des opérations réellement effectuées par l’équipe, en adaptant les cas au niveau des participants. Une progression utile commence par la navigation et le repérage des informations, puis passe aux opérations courantes et enfin aux exceptions fréquentes. Chaque exercice doit avoir une consigne, un résultat attendu et une méthode de vérification.

Exemples d’exercices : enregistrer une facture fournisseur fictive et contrôler les champs nécessaires ; suivre une commande client jusqu’à l’étape prévue par la procédure ; enregistrer un mouvement de stock sur un scénario simulé puis vérifier le résultat ; repérer une incohérence dans un dossier préparé pour l’exercice ; produire un état et expliquer les filtres utilisés. Les scénarios doivent correspondre aux fonctions réellement ouvertes aux participants.

Convenez des règles de confidentialité avant la session. Privilégiez un environnement de formation ou des données fictives ou anonymisées. Si l’entreprise utilise un environnement réel, faites valider au préalable les comptes, droits, données et opérations autorisés par les personnes responsables. Les participants ne doivent pas utiliser une transaction réelle comme exercice sans autorisation et cadre de contrôle.

Prévoyez des groupes cohérents par poste ou par niveau lorsque les besoins diffèrent. Un utilisateur qui traite régulièrement les factures peut avoir besoin d’exercices plus approfondis sur ce flux, tandis qu’un responsable peut surtout travailler sur la lecture des états, les contrôles et le suivi des opérations. La taille et le format doivent permettre à chacun de pratiquer, pas seulement d’assister à une démonstration.

• Pour chaque exercice, préparez un scénario, une consigne, les prérequis, le résultat attendu et une grille d’observation.
• Alternez démonstration courte, pratique individuelle, correction expliquée et nouvel essai.
• Identifiez un référent interne qui pourra répondre aux questions d’usage après la session, dans le cadre de ses responsabilités.
• Documentez les difficultés qui relèvent d’un réglage ou d’une procédure, afin de ne pas les confondre avec un manque de compétence.

Mesurer l’application après la formation

Le suivi doit vérifier si les salariés appliquent les acquis dans leur contexte de travail. À court terme, observez quelques opérations comparables à celles travaillées pendant la formation. À une échéance définie par l’entreprise, examinez si les utilisateurs réalisent les tâches avec moins d’assistance et respectent les contrôles attendus.

Combinez des indicateurs d’apprentissage et des indicateurs opérationnels. Les premiers portent sur la réussite des exercices, l’autonomie et la capacité à expliquer une procédure. Les seconds peuvent concerner les erreurs ou corrections observées, les retards liés à la tâche ou la qualité des informations produites. Interprétez ces données avec prudence : elles peuvent aussi dépendre du volume d’activité, de la configuration, de la qualité des données ou d’un changement de procédure.

Recueillez le retour des participants et de leurs responsables : quelles tâches sont plus simples, quels blocages persistent, quelle aide manque encore ? Si une difficulté demeure, décidez si elle appelle une séance de consolidation, une clarification de procédure, un ajustement des droits ou une intervention technique. Cette boucle de suivi aide à adapter le plan de formation plutôt qu’à répéter le même contenu pour tout le monde.

• Comparez le niveau de départ et le résultat après formation sur des critères identiques.
• Suivez séparément la qualité d’exécution, l’autonomie et le temps nécessaire lorsque ce dernier est significatif.
• Consignez la date et les conditions de l’observation, sans utiliser un indicateur isolé comme preuve automatique de succès ou d’échec.
• Prévoyez une action de suivi : aide au poste, exercice complémentaire, mise à jour d’une procédure ou nouvelle évaluation.

Préparer le budget et le dossier de formation

Pour chiffrer le projet, précisez le nombre et les profils des participants, les processus à couvrir, le niveau de départ, le format souhaité, les contraintes d’exploitation et les résultats attendus. Demandez un programme cohérent avec le diagnostic : contenu par module, exercices prévus, modalités d’évaluation et éléments remis à l’entreprise. Vérifiez également les prérequis techniques et l’environnement utilisé pour pratiquer.

Conservez les éléments de préparation et de suivi : diagnostic, objectifs, programme, listes de participants selon les règles internes, évaluations et bilan. Le service chargé des ressources humaines ou de la formation peut coordonner les échanges avec le prestataire et les organismes concernés. Le budget doit aussi prendre en compte le temps de travail mobilisé et la disponibilité des salariés.

• Encadré — OFPPT, CSF et GIAC : l’OFPPT publie des informations sur les Contrats spéciaux de formation (CSF) et propose des services liés à l’ingénierie de la formation continue et à la formation intra-entreprise. Avant de constituer un dossier, l’entreprise

Le parcours, étape par étape

1. 11. Cadrer le besoin — Choisissez les processus Business Central à améliorer et reliez-les à un résultat attendu par l’entreprise. Séparez les besoins d’apprentissage des problèmes de configuration, de droits ou de procédure.
2. 22. Diagnostiquer les profils — Dressez la liste des tâches par poste, observez le niveau d’autonomie et notez les difficultés. Utilisez une échelle commune et recueillez des preuves pratiques lorsque cela est possible.
3. 33. Prioriser et fixer les objectifs — Sélectionnez les écarts les plus importants pour l’activité. Pour chaque écart, définissez une tâche observable, une mesure de départ et un critère de réussite après formation.
4. 44. Choisir le programme et le format — Comparez les besoins du groupe au contenu proposé, aux exercices, aux prérequis et au format. Déterminez si les profils doivent être formés ensemble ou séparément.
5. 55. Organiser les mises en situation — Préparez des cas représentatifs et faites valider l’environnement, les accès et les règles de confidentialité. Prévoyez du temps de pratique pour chaque participant.
6. 66. Évaluer puis suivre au poste — Répétez les exercices ou observez des tâches comparables après la session. Analysez les écarts, recueillez les retours et prévoyez une action complémentaire si nécessaire.
7. 77. Vérifier les possibilités de financement — Rassemblez les informations sur le programme et le budget, puis confirmez directement auprès de l’OFPPT et des organismes concernés les conditions applicables aux CSF ou à tout autre dispositif envisagé.

Formations et programmes au Maroc

Compétences clés

Questions fréquentes

Sources

1. Contrats spéciaux de formation (CSF) — OFPPT newweb.ofppt.ma
2. Ingénierie de la Formation Continue : Identification et Analyse des Besoins de Formation — OFPPT ofppt.ma
3. Formation intra-entreprise — OFPPT ofppt.ma
4. Microsoft Dynamics 365 Business Central microsoft.com
5. Microsoft Dynamics 365 Business Central : gestion ERP pour PME — FormaGroup formagroup.ma