Former une équipe à UiPath en entreprise au Maroc : méthode et suivi

Partir des tâches et des objectifs de l’entreprise

La première étape consiste à sélectionner des situations de travail où UiPath pourrait répondre à un besoin clairement identifié. L’objectif n’est pas de décider à l’avance que toute tâche répétitive doit être automatisée. Il s’agit de comprendre le processus, les irritants rencontrés et la contribution attendue d’une formation. Une même entreprise peut rechercher une meilleure compréhension de la RPA pour les équipes métier, une capacité à construire des automatisations pour une équipe projet, ou une meilleure maîtrise du suivi des robots pour des personnes responsables de leur exploitation.

Décrivez chaque tâche avec des mots simples : qui la réalise, à quel moment, à partir de quelles informations, selon quelles règles et avec quel résultat. Repérez les étapes manuelles, les ressaisies, les contrôles, les exceptions et les transmissions entre services. Distinguez les difficultés qui relèvent d’un manque de compétences de celles qui proviennent d’une procédure floue, d’un accès indisponible ou d’un outil mal configuré. Une formation ne résout pas automatiquement les problèmes d’organisation ou d’environnement technique.

Pour fixer une priorité, l’entreprise peut comparer les tâches selon leur fréquence, le temps qu’elles mobilisent, la stabilité des règles et les conséquences d’une erreur. Ces éléments servent à choisir des cas d’apprentissage représentatifs. Ils ne suffisent pas à conclure qu’un processus est prêt à être automatisé : les responsables métier et techniques doivent aussi examiner les exceptions, les accès, la sécurité et les modalités de contrôle.

• Exemple : un collaborateur reporte des informations d’un fichier vers une application selon des règles répétées. Le besoin de formation peut porter sur la compréhension d’un workflow UiPath et sur la vérification du résultat.
• Exemple : une équipe reçoit des dossiers incomplets. Avant de former à l’automatisation, clarifier les critères de complétude et les traitements des exceptions.
• Exemple : des responsables doivent suivre des automatisations existantes. Leur besoin peut concerner la lecture des résultats, la remontée d’anomalies et la coordination avec l’équipe technique.

Évaluer les compétences de l’équipe

Le diagnostic gagne à être réalisé par profil et par tâche plutôt qu’à partir d’une moyenne d’équipe. Les participants ne partent pas nécessairement du même niveau : certains connaissent déjà les étapes du processus, d’autres ont une pratique des outils numériques, et quelques-uns peuvent avoir déjà exploré la logique de la RPA. Recueillez ces informations avant de choisir le format, la durée et le niveau de pratique.

Pour chaque poste concerné, demandez aux responsables et aux collaborateurs de décrire les tâches qu’ils exécutent, les difficultés rencontrées et les décisions qu’ils prennent. Complétez cet échange par une observation du travail ou un exercice de départ lorsque cela est possible. Évaluez séparément la connaissance du processus, la capacité à représenter une suite d’étapes, l’aisance avec les données et la capacité à repérer une exception. Le diagnostic doit aider à construire le parcours, pas servir de jugement individuel.

Le tableau ci-dessous constitue un modèle à remplir avant de solliciter un organisme de formation. Les niveaux peuvent être définis localement, par exemple « à découvrir », « pratique guidée » et « autonome sur le cas défini ». Il est utile d’ajouter une preuve attendue afin que deux évaluateurs interprètent les niveaux de façon comparable.

• Modèle de diagnostic : Poste ou profil | Tâche observée | Difficulté ou besoin | Compétence UiPath visée | Niveau de départ | Preuve de départ | Priorité.
• Exemple métier : agent de traitement | vérifier et enregistrer une demande | ressaisies et contrôles variables | expliquer les étapes et signaler les cas non conformes | à découvrir | décrit oralement le flux et ses exceptions | à confirmer avec le
• Exemple concepteur débutant : membre d’une équipe projet | réaliser une séquence de traitement sur un cas test | difficulté à structurer les étapes | construire et tester un workflow guidé | pratique guidée | réussit un exercice de départ avec aide | à
• Exemple responsable de suivi : référent d’équipe | vérifier qu’un traitement automatisé a abouti | besoin de clarifier le contrôle et l’escalade | interpréter le résultat et documenter une anomalie | à découvrir | applique une procédure de vérification |

Définir des objectifs pédagogiques mesurables

Un objectif utile décrit une action que l’on pourra observer après la formation. « Comprendre UiPath » est trop général pour guider l’apprentissage ou le suivi. Préférez une formulation telle que : « à partir d’un processus simple et d’un jeu de données de test, le participant décrit les étapes, distingue les cas standards des exceptions et réalise un workflow guidé, puis vérifie le résultat selon une procédure définie ». L’objectif doit correspondre au rôle : les attentes d’un utilisateur métier ne sont pas celles d’un concepteur ou d’un responsable de suivi.

Avant la formation, définissez une situation de départ et une méthode d’évaluation : questionnaire ciblé, description du processus, exercice pratique ou observation, selon les compétences à acquérir. Après la formation, reprenez une tâche comparable et observez la réalisation sans aide, la qualité du résultat et la manière de traiter une exception. Si l’exercice final est plus difficile que l’exercice initial, les résultats ne seront pas directement comparables.

Fixez les critères avant le démarrage : éléments que le participant doit produire, erreurs critiques à éviter, niveau d’aide autorisé et conditions de réussite. Les critères peuvent être qualitatifs ou chiffrés, mais il ne faut pas inventer une cible universelle. Choisissez un seuil avec le responsable du processus à partir des exigences réelles du poste, puis notez-le dans le plan de formation.

• Avant : le participant ne sait pas encore décrire clairement les étapes, les entrées et les exceptions du cas sélectionné.
• Après : il documente ces éléments à l’aide du modèle de l’entreprise et distingue les cas standards des cas à escalader.
• Avant : il réalise un exercice de prise en main avec accompagnement et ne vérifie pas systématiquement le résultat.
• Après : il réalise le scénario d’apprentissage selon les critères convenus, contrôle la sortie et explique la conduite à tenir si le cas ne correspond pas aux règles.
• Pour un rôle de supervision : l’objectif peut être de consulter une information de suivi, consigner une anomalie et utiliser le circuit d’escalade prévu par l’entreprise.

Organiser la pratique en situation de travail

Une formation d’équipe est plus directement utile quand les participants s’exercent sur des cas proches de leur activité. Préparez des scénarios progressifs : un cas standard pour apprendre les étapes, un cas avec une donnée manquante pour travailler les contrôles, puis un cas d’exception pour exercer le diagnostic et l’escalade. Pour les profils de conception, prévoyez du temps pour construire, tester et corriger, plutôt que de limiter la séance à une démonstration.

La pratique doit être organisée avec les personnes qui connaissent le processus. Elles peuvent valider le vocabulaire, les règles métier et les résultats attendus. Il convient de préciser qui accompagne les participants, qui répond aux questions techniques et qui valide les exercices. Si plusieurs niveaux sont présents, des sous-groupes ou des activités différenciées permettent de maintenir un rythme adapté sans confondre les objectifs des rôles.

La confidentialité doit être traitée dès la préparation. Par défaut, privilégiez des jeux de données fictifs, anonymisés ou autorisés pour l’apprentissage. N’intégrez pas de données personnelles, financières ou sensibles dans un exercice sans validation de l’entreprise et respect des règles applicables. Utilisez un environnement d’entraînement prévu à cet effet, des accès adaptés et des consignes explicites sur le stockage et le partage des fichiers. Les accès de formation ne doivent pas être assimilés à une autorisation de modifier un processus en production.

• Exercice de cartographie : décrire les étapes d’une tâche, ses entrées, ses contrôles, ses résultats et ses exceptions, puis faire valider le schéma par le référent métier.
• Exercice de workflow : suivre un scénario de traitement fictif, construire les étapes attendues avec le niveau d’accompagnement prévu et vérifier la sortie.
• Exercice d’exception : traiter un dossier incomplet ou une valeur inattendue dans un jeu de test, documenter le problème et indiquer à quel moment demander une intervention.
• Exercice de contrôle : comparer le résultat obtenu au résultat attendu, consigner une anomalie et appliquer la procédure d’escalade définie par l’entreprise.
• Exercice de transfert au poste : après la session, refaire une tâche autorisée dans le contexte de travail, avec validation par un référent et sans données réelles dans un environnement non approuvé.

Mesurer l’application après la formation

La présence en formation et la satisfaction des participants sont des informations utiles, mais elles ne démontrent pas à elles seules l’application au poste. Préparez un suivi avant la session : une personne responsable, une activité à observer, une période de retour définie par l’entreprise et des critères cohérents avec les objectifs pédagogiques. Le suivi peut s’appuyer sur une réalisation encadrée, une revue de livrable, un entretien avec le participant et son responsable ou une observation d’une tâche autorisée.

Mesurez d’abord l’apprentissage : le participant sait-il réaliser l’exercice convenu, expliquer ses choix et repérer une exception ? Observez ensuite le transfert : applique-t-il cette compétence dans une situation de travail pertinente, avec le niveau d’autonomie attendu ? Enfin, si l’entreprise pilote réellement un processus automatisé, examinez des indicateurs opérationnels associés à ce processus, en tenant compte des autres facteurs qui peuvent influencer les résultats.

Les indicateurs doivent être choisis selon l’usage et les données accessibles. Ils peuvent porter sur la conformité au scénario, la qualité du contrôle, le nombre de corrections observées sur une tâche définie, la capacité à documenter une anomalie ou le niveau d’assistance nécessaire. Une évolution favorable ne prouve pas à elle seule que la formation en est la cause : les changements de procédure, d’outil, de volume d’activité ou de composition de l’équipe peuvent aussi intervenir.

Organisez un retour d’expérience avec les apprenants et leur responsable. Notez les exercices qui ont été difficiles, les compétences encore fragiles, les questions restées ouvertes et les éventuels besoins d’accompagnement. Les conclusions permettent d’ajuster le plan : séance complémentaire, tutorat, pratique guidée ou clarification préalable du processus. Elles constituent aussi des éléments concrets pour le dossier de suivi de l’entreprise.

• Progression : comparaison entre la preuve de départ et l’exercice final, selon les mêmes critères.
• Qualité : conformité du résultat à la consigne et respect des étapes de vérification attendues.
• Autonomie : niveau d’aide requis pour réaliser la tâche d’apprentissage.
• Transfert : capacité à réutiliser la compétence sur un cas autorisé du poste, avec validation du référent.
• Processus : indicateurs opérationnels définis par l’entreprise, interprétés avec prudence et reliés au périmètre réellement observé.

Préparer le budget et le dossier de formation

Le budget doit refléter le parcours complet, pas seulement le temps passé en salle ou en visioconférence. Recensez le diagnostic, la préparation des cas, l’animation, les supports, les éventuels exercices adaptés, le temps de libération des salariés et le suivi après la formation. Demandez une proposition qui précise les objectifs, les profils concernés, les prérequis, le format, les modalités d’évaluation et les éléments remis à l’entreprise. Cela facilite la comparaison des offres sur leur contenu réel.

Au Maroc, l’entreprise peut étudier les ressources et dispositifs liés à la formation professionnelle, notamment l’offre de formation de l’OFPPT, les Contrats spéciaux de formation (CSF) et les mécanismes associés aux GIAC. Leur existence ne signifie pas que chaque entreprise, formation ou dépense est automatiquement admissible. Avant d’inscrire un financement prévisionnel au budget, vérifiez les règles en vigueur, les critères d’éligibilité, les pièces demandées, les étapes préalables et les délais auprès des organismes concernés. Confirmez également si la formation UiPath envisagée entre dans le cadre retenu.

Conservez un dossier cohérent : expression du besoin, profils visés, objectifs observables, programme, devis, modalités de réalisation, éléments de présence, évaluations et bilan de suivi. Si une demande de prise en charge est envisagée, demandez à l’organisme concerné la liste des documents et les conditions à respecter avant l’engagement des dépenses. Cette vérification évite de traiter une estimation de financement comme une décision acquise.

• OFPPT : consulter les informations relatives aux formations et à la formation intra-entreprise, puis confirmer auprès de l’organisme les modalités applicables au besoin de l’entreprise.
• CSF : examiner les informations officielles sur le dispositif et faire confirmer les règles, l’éligibilité et les démarches en vigueur avant d’établir le budget.
• GIAC : vérifier auprès des interlocuteurs compétents les conditions actuelles et les éventuelles étapes de conseil ou de préparation liées au projet.
• Dans tous les cas : demander une confirmation adaptée à la situation de l’entreprise et ne pas présumer d’une prise en charge.

Le parcours, étape par étape

1. 11. Sélectionner les processus concernés — Recueillir auprès des responsables et des équipes des exemples de tâches, difficultés, exceptions et résultats attendus. Vérifier que le besoin relève bien d’une compétence à développer.
2. 22. Établir le diagnostic par profil — Décrire les tâches et compétences attendues pour chaque poste, relever le niveau de départ et conserver une preuve simple : exercice, observation ou description du processus.
3. 33. Prioriser les objectifs — Définir les actions observables après formation, les critères de réussite et les rôles concernés. Distinguer les objectifs des profils métier, des concepteurs et des responsables de suivi.
4. 44. Choisir les modalités et préparer les cas — Sélectionner le format, le niveau, les scénarios de pratique, les personnes référentes et les règles de confidentialité. Prévoir des données et des environnements autorisés.
5. 55. Évaluer avant et après — Utiliser des exercices comparables pour observer l’évolution. Documenter la qualité, l’autonomie et la capacité à traiter une exception selon les critères définis.
6. 66. Organiser le transfert au poste — Planifier une mise en pratique encadrée, recueillir le retour du participant et du responsable, puis ajuster le parcours si des écarts subsistent.
7. 77. Vérifier le financement et constituer le dossier — Consulter les organismes concernés sur les règles OFPPT, CSF et GIAC en vigueur, confirmer l’éligibilité avant de budgéter une aide et conserver les justificatifs utiles.

Formations et programmes au Maroc

Compétences clés

Questions fréquentes

Sources

1. Contrats spéciaux de formation (CSF) — OFPPT newweb.ofppt.ma
2. Ingénierie de la Formation Continue : Identification et Analyse des Besoins de Formation — OFPPT ofppt.ma
3. Formation intra-entreprise — OFPPT ofppt.ma
4. Formation UiPath — FormaGroup formagroup.ma
5. UiPath Academy academy.uipath.com