Former une équipe à Sage 100 au Maroc : besoins, organisation et résultats

Partir des tâches et objectifs de l’entreprise

Avant de choisir une formation, décrivez ce que l’entreprise attend de Sage 100 et les situations où l’équipe rencontre des difficultés. Un besoin formulé comme « mieux maîtriser le logiciel » est trop large pour guider un programme. À l’inverse, « saisir et contrôler les factures fournisseurs selon le circuit interne » désigne une activité que l’on peut observer, travailler et évaluer.

Faites participer les responsables concernés et les utilisateurs. Les premiers peuvent préciser les résultats attendus, les contrôles et les délais. Les seconds peuvent décrire les opérations qu’ils réalisent, les blocages récurrents et les cas qu’ils traitent rarement. Il peut aussi être utile de relever les changements prévus : nouvelles responsabilités, évolution des procédures ou répartition différente des tâches.

Reliez chaque difficulté à une conséquence concrète : ressaisies, dossiers incomplets, retards de clôture, erreurs de classement ou besoin fréquent d’assistance. Il ne faut pas attribuer automatiquement toute difficulté à un manque de formation. Une consigne imprécise, un accès mal défini ou une procédure obsolète peuvent aussi expliquer le problème. Le plan de formation Sage 100 salariés sera plus pertinent si ces causes sont distinguées dès le départ.

• Quelles opérations les salariés effectuent-ils réellement dans Sage 100 ?
• Quelles erreurs ou interruptions reviennent le plus souvent, et à quelles étapes ?
• Quels contrôles, délais ou résultats l’entreprise veut-elle améliorer ?
• Les difficultés viennent-elles de la compétence, de la procédure, des accès ou de l’organisation du travail ?

Évaluer les compétences de l’équipe

Un diagnostic simple peut combiner un court échange avec chaque profil, une autoévaluation et une observation de tâches habituelles. L’autoévaluation aide à repérer le ressenti des salariés, mais ne suffit pas à mesurer la maîtrise. Une mise en situation ou l’observation d’un dossier traité apporte des éléments plus concrets.

Adaptez le diagnostic aux responsabilités. Un utilisateur chargé de la saisie n’a pas nécessairement besoin du même parcours qu’une personne qui contrôle les écritures, prépare des états ou administre les paramètres. Évaluez les tâches utiles à chaque poste, plutôt que de demander à toute l’équipe de suivre exactement le même contenu.

Voici un modèle à compléter avant de demander une proposition de formation. Une échelle pratique peut être : 0 = ne réalise pas la tâche ; 1 = la réalise avec aide ; 2 = la réalise seul avec contrôles fréquents ; 3 = la réalise de façon autonome et sait traiter les cas courants. Définissez les critères avec l’entreprise, car les niveaux doivent correspondre à ses procédures.

• Modèle de diagnostic par poste et par tâche : poste / salarié ou profil / tâche Sage 100 / fréquence / niveau actuel de 0 à 3 / difficulté observée / résultat attendu / priorité.
• Exemple de ligne : comptabilité fournisseurs / utilisateur de saisie / enregistrer et contrôler une facture selon le circuit interne / fréquent / niveau constaté à valider / pièces ou contrôles parfois manquants / dossier complet selon la procédure / priorité
• Ajoutez, si nécessaire, les prérequis : accès à l’environnement d’exercice, connaissance de la procédure interne ou capacité à retrouver les pièces justificatives.
• Consignez les observations sans inclure de données personnelles ou comptables réelles qui ne sont pas nécessaires à la préparation de la formation.

Définir des objectifs pédagogiques mesurables

À partir du diagnostic, sélectionnez un petit nombre de priorités par profil. Pour chaque priorité, écrivez une action que la personne devra pouvoir réaliser, dans quelles conditions et selon quels critères. Un objectif comme « comprendre la comptabilité » ne décrit pas un résultat observable. « Traiter un dossier d’exercice en suivant les étapes de la procédure et sans oublier les contrôles définis » est plus facile à évaluer.

Fixez un niveau de départ avant la formation : temps habituel de traitement, nombre d’erreurs repérées sur un échantillon, fréquence des demandes d’aide ou capacité à exécuter une tâche sans assistance. Choisissez seulement des mesures que l’entreprise peut collecter de façon fiable et proportionnée. La mesure du temps, par exemple, ne doit pas encourager la vitesse au détriment de la qualité.

À la fin de la formation, reprenez les mêmes tâches ou des cas équivalents. Comparez le résultat obtenu avec le niveau initial et les critères fixés. Un progrès peut être une baisse des erreurs, une meilleure complétude des dossiers, une exécution plus autonome ou le respect plus régulier d’une procédure. Notez aussi les points qui restent à consolider.

• Objectif de saisie : traiter un cas d’exercice selon les étapes convenues et renseigner les éléments demandés, avec les contrôles prévus par l’entreprise.
• Objectif de contrôle : repérer les anomalies définies dans un jeu de cas et expliquer la suite à donner selon la procédure interne.
• Objectif d’autonomie : réaliser une tâche courante sans aide, puis indiquer à quel moment une validation ou une escalade est nécessaire.
• Avant : établir le niveau de départ avec une tâche témoin. Après : reprendre une tâche comparable et vérifier les mêmes critères de qualité et d’autonomie.

Organiser la pratique en situation de travail

La formation doit faire travailler les gestes et décisions qui seront utiles au poste. Demandez au prestataire d’adapter les cas aux processus de l’entreprise et aux niveaux constatés, tout en séparant les exercices de la production réelle. Une formation intra-entreprise peut faciliter l’adaptation au contexte et la coordination de l’équipe ; les modalités et le contenu sont à convenir avec l’organisme.

Prévoyez des exercices progressifs : d’abord une tâche courante guidée, puis un cas où il faut choisir les contrôles adaptés, enfin une situation qui demande de repérer une anomalie ou de demander une validation. Chaque exercice peut se terminer par une vérification : le résultat attendu a-t-il été obtenu, les étapes de la procédure ont-elles été respectées, et l’utilisateur sait-il expliquer son choix ?

Pour préserver la confidentialité, privilégiez un environnement de formation et des données fictives, anonymisées ou autorisées par l’entreprise. Convenez à l’avance de qui prépare les supports, de la manière de traiter les captures d’écran et de l’accès aux dossiers. Évitez de projeter des informations sensibles provenant de la production si elles ne sont pas nécessaires à l’exercice.

Exemples d’exercices à adapter aux modules utilisés et aux procédures internes : saisir un dossier fictif de factures fournisseurs, vérifier la présence des éléments attendus, traiter un cas de retour ou de correction selon les consignes de l’entreprise, ou préparer un état d’exercice puis contrôler sa cohérence. Les opérations exactes doivent être confirmées avec l’environnement Sage 100 de l’entreprise et le prestataire.

• Préparer une fiche d’exercice avec le contexte, les données autorisées, les étapes attendues et les critères de réussite.
• Faire pratiquer les utilisateurs sur un cas représentatif, puis leur demander de décrire les contrôles effectués.
• Prévoir un temps de retour d’expérience pour corriger les erreurs et clarifier les procédures.
• Distinguer les difficultés liées à l’utilisation de Sage 100 de celles qui nécessitent une décision de gestion ou une clarification interne.

Mesurer l’application après la formation

L’évaluation ne se limite pas à demander si les participants ont apprécié la session. Pour savoir si la formation a été appliquée, observez à nouveau les tâches ciblées dans les conditions normales de travail, après un délai choisi par l’entreprise. Faites cette vérification avec les responsables concernés, en informant les salariés de son objectif et des critères utilisés.

Combinez quelques indicateurs plutôt que de chercher un chiffre unique. La qualité peut se suivre avec la complétude des dossiers ou les erreurs repérées lors d’un contrôle. L’autonomie peut être observée par la capacité à réaliser une opération sans assistance. La régularité peut se vérifier en examinant si les étapes de la procédure sont appliquées sur plusieurs cas comparables.

Interprétez les résultats avec prudence. Un changement de procédure, une période d’activité inhabituelle, un nouvel accès ou un manque de pratique peuvent influencer les observations. Si l’équipe ne progresse pas comme prévu, reprenez le diagnostic : l’objectif était-il trop ambitieux, l’exercice assez proche du poste, le temps de pratique suffisant ? La réponse peut être un complément ciblé, une aide-mémoire ou un ajustement de procédure, et pas nécessairement une nouvelle formation complète.

• Qualité : dossiers complets et respect des contrôles définis.
• Autonomie : tâches courantes réalisées sans aide, dans le périmètre autorisé.
• Régularité : procédure appliquée sur des cas comparables au fil du temps.
• Retour des utilisateurs : difficultés restantes et tâches pour lesquelles une aide est encore nécessaire.

Préparer le budget et le dossier de formation

Avant de solliciter un organisme, rassemblez le diagnostic, les postes concernés, les objectifs, les contraintes de calendrier et les modalités souhaitées. Précisez les tâches à travailler, les niveaux des participants, les besoins d’exercice et les critères d’évaluation. Ces éléments permettent de discuter d’un programme adapté plutôt que de choisir uniquement à partir d’un intitulé général.

Demandez une proposition précisant le contenu, les prérequis, le format, les moyens nécessaires et les modalités d’évaluation. Confirmez aussi qui fournit l’environnement de pratique et les supports, ainsi que les règles de confidentialité. Comparez les propositions à partir de ces critères et du besoin identifié.

Avant d’inscrire une dépense dans le budget, vérifiez directement les conditions, pièces et échéances applicables auprès des organismes compétents. Les règles et modalités de financement peuvent dépendre de la situation de l’entreprise et évoluer. Le diagnostic réalisé en amont aidera à justifier le besoin et à constituer un dossier cohérent, mais ne garantit pas à lui seul l’éligibilité à un dispositif.

• Encadré — OFPPT, CSF et GIAC : l’OFPPT présente des informations sur les Contrats spéciaux de formation (CSF), l’ingénierie de la formation continue et la formation intra-entreprise. Pour les CSF et les démarches liées au GIAC, demandez à l’organisme concerné
• Préparez une fiche de besoin qui relie les tâches observées, les objectifs de formation et les résultats attendus au poste.
• Vérifiez les modalités de prise en charge avant de valider le calendrier, le prestataire ou le budget.
• Conservez les éléments de suivi utiles : objectifs, présence, résultats de l’évaluation et observations après formation, conformément aux règles internes de l’entreprise.

Le parcours, étape par étape

1. 11. Décrire les situations de travail — Réunissez responsables et utilisateurs pour identifier les tâches concernées, les difficultés observées et les résultats attendus de Sage 100.
2. 22. Diagnostiquer les écarts par profil — Évaluez les tâches pertinentes pour chaque poste avec une observation, une mise en situation ou un échange structuré. Consignez le niveau de départ et les besoins de pratique.
3. 33. Fixer des objectifs observables — Définissez, pour chaque priorité, l’action attendue, les conditions de réalisation et les critères de qualité, d’autonomie ou de régularité.
4. 44. Choisir le format et préparer les cas — Demandez un programme ajusté aux niveaux et aux procédures de l’entreprise. Organisez des exercices représentatifs dans un environnement et avec des données autorisés.
5. 55. Évaluer avant et après — Établissez un niveau initial, puis reprenez des tâches comparables après la formation. Analysez les écarts et décidez des éventuels compléments.
6. 66. Vérifier les conditions de financement — Contactez directement l’OFPPT et les organismes concernés pour confirmer les règles applicables aux dispositifs CSF et GIAC ainsi que les justificatifs à préparer.

Formations et programmes au Maroc

Compétences clés

Questions fréquentes

Sources

1. Contrats spéciaux de formation (CSF) — OFPPT newweb.ofppt.ma
2. Ingénierie de la Formation Continue : Identification et Analyse des Besoins de Formation — OFPPT ofppt.ma
3. Formation intra-entreprise — OFPPT ofppt.ma
4. Formation Sage 100 — FormaGroup formagroup.ma